Funktion
Alle bilag samlet på det aktiv, de hører til
Fakturaer, serviceaftaler, rapporter og billeder arkiveres på selve aktivet i stedet for i en mappestruktur, ingen kan huske. Det, der skal bruges, ligger dér, hvor det giver mening at lede.
Arkivet følger aktivet
Hvert aktiv har sit eget arkiv. Skal en serviceaftale findes frem, åbnes aktivet — ikke et drev, en indbakke og tre mapper.
- Bilag knyttet direkte til aktivet
- Kategorier for fakturaer, aftaler og rapporter
- Samme arkiv for hele organisationen
Delt, ikke spredt
Alle i organisationen ser det samme arkiv. Dokumentet ligger ét sted, så der ikke opstår fire versioner af den samme aftale.
- Én kopi, tilgængelig for hele holdet
- Uafhængig af hvem der uploadede den
- Bevares, selv når en medarbejder skifter job
Bilag bag hvert tal
Enhver omkostning kan spores tilbage til det bilag, den kom fra. Det gør både revision og en uenighed med en leverandør væsentligt kortere.
- Fra beløb til originalbilag
- Historik bevaret på aktivet
- Dokumentation klar, når der bliver spurgt
Ofte stillede spørgsmål
- Hvilke dokumenttyper kan uploades?
- PDF og almindelige billedformater — det, der kommer fra en scanner, en telefon eller en leverandørs fakturamail.
- Er der en grænse for antal dokumenter?
- Planerne adskiller sig på antallet af scanninger. Selve arkivet er en del af begge planer.
- Kan vi finde et bilag igen uden at kende aktivet?
- Bilagene ligger på aktivet, og aktiverne kan søges frem på navn og type — så vejen er kort begge veje.
Relateret
Saml bilagene ét sted
Opret jeres første aktiv og læg de dokumenter ind, der hører til.